Mô hình PCDA - Quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng
Nội dung bài viết
Hầu hết các doanh nghiệp đều có nhu cầu cải thiện chất lượng doanh nghiệp của mình. Nhưng khi thực sự thực hiện những thay đổi cần thiết, nhiều doanh nghiệp đã không thành công. Và mô hình PDCA ra đời giúp các công ty thoát khỏi tình trạng trì trệ và chuyển sang một hệ thống cải tiến liên tục. Qua bài viết này, các doanh nghiệp có thể tìm hiểu cách thức hoạt động của chu trình PDCA và những lợi ích doanh nghiệp có thể thu được khi áp dụng chu trình này tại công ty của mình.
1. Mô hình PCDA là gì?
Mô hình PDCA được phát triển vào những năm 1950 bởi William Deming như một quá trình học hỏi và cải tiến dựa trên phương pháp giải quyết vấn đề khoa học. Mô hình Plan-Do-Check-Act (PDCA), hay còn được gọi là bánh xe Deming hoặc chu trình Deming, là một phương pháp lặp đi lặp lại để cải tiến liên tục các quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ và là yếu tố chính của quản lý tinh gọn.
Mô hình PDCA là một vòng lặp chứ không phải là một quá trình end-to-end (kết thúc và không có sự lặp lại).
Quy trình PDCA bao gồm 4 bước cơ bản để thực hiện sự thay đồi. Như một quy trình không hồi kết, quy trình PDCA phải được thực hiện lặp đi lặp lại liên hồi 4 bước Plan-Do-Check-Act cho sự cải tiến liên tục:
- Plan (Kế hoạch): Phát hiện và tìm ra một cơ hội cũng như kế hoạch cho một sự thay đổi để cải tiến;
- Do (Thực hiện): Thử nghiệm sự thay đổi hay thực hiện một nghiên cứu quy mô nhỏ;
- Check (Kiểm tra): Xem xét thử nghiệm, phân tích kết quả, và nhận định những thông tin, vấn đề đã thu nhận được;
- Act (Hành động): Thực hiện hành động dựa trên những kết quả, thông tin đã thu được.
Ở bước Hành động, Nếu thay đổi đã làm không tạo ra sự cải tiến hiệu quả thì doanh nghiệp cần tiếp tục làm lại quy trình PDCA một lần nữa với một kế hoạch (Plan) khác.
Nếu thay đổi đạt được cải tiến thành công, doanh nghiệp cần vận dụng kết quả đã đạt được để tạo nên một sự thay đổi lớn hơn trong hoạt động cải tiến. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần sử dụng các kết quả, thông tin đã thu được để lên kế hoạch cho những cải tiến mới cũng như bắt đầu một chu trình PDCA mới với kế hoạch đó.
Với quy trình PDCA, doanh nghiệp sẽ thực hiện các hoạt động cải tiến một cách khoa học, thông minh và hiệu quả hơn rất nhiều so với trước đây. Như một quy trình không hồi kết, quy trình PDCA phải được thực hiện lặp đi lặp lại liên hồi cho sự cải tiến liên tục và được đánh giá là một công cụ lập kế hoạch cho các dự án của doanh nghiệp. Theo đó khi áp dụng mô hình PDCA, doanh nghiệp có thể khám phá và thử nghiệm nhiều giải pháp trong một thử nghiệm nhỏ dưới sự kiểm soát; Đồng thời tránh lãng phí bằng cách nắm bắt và điều chỉnh các giải pháp không hiệu quả trước khi triển khai trên quy mô lớn.
Thử nghiệm giải pháp trong một nhóm hoặc trong một nhóm nhân khẩu học nhất định
✍ Xem thêm: Tư vấn, Cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 chi phí thấp
2. Khi nào nên áp dụng PCDA vào doanh nghiệp?
Doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình PDCA khi thực hiện các hoạt động sau:
- Doanh nghiệp bắt đầu thực hiện một dự án phát triển mới;
- Doanh nghiệp đang phát triển mới hoặc tiến hành cải thiện thiết kế của một quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ của mình;
- Doanh nghiệp đang lên kế hoạch cho việc thu thập, phân tích dữ liệu để xác minh vấn đề cần giải quyết hoặc nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đó;
- Doanh nghiệp thực hiện bất cứ thay đổi nào trong tổ chức doanh nghiệp;
- Doanh nghiệp đang thực hiện tiến trình thay đổi cải tiến liên tục;
- Doanh nghiệp thực hiện các phương án Quản lý chất lượng toàn diện hoặc Six Sigma.
3. Hướng dẫn áp dụng mô hình PCDA đơn giản
3.1 Xây dựng kế hoạch (Plan)
Giai đoạn lập kế hoạch là để vạch ra những gì bạn sẽ làm nhằm giải quyết một vấn đề hoặc thay đổi một quy trình. Trong bước này, bạn sẽ xác định, phân tích các vấn đề hoặc các mục tiêu cần thay đổi, đồng thời vạch ra các giả thuyết cho những vấn đề cũng như nguyên nhân của nó; sau đó quyết định chọn một giả thuyết để kiểm tra trước.
Khi bạn lập kế hoạch, hãy xem xét các câu hỏi sau:
Vấn đề cốt lõi chúng ta cần giải quyết là gì?
Đây có phải là vấn đề thích hợp để giải quyết?
Chúng ta cần thông tin gì để hiểu đầy đủ vấn đề và nguyên nhân gốc rễ của nó?
Có khả thi để giải quyết nó không?
Chúng ta cần những nguồn lực nào?
Chúng ta có những nguồn lực nào?
Một số giải pháp khả thi là gì?
Các thước đo thành công là gì?
Kết quả từ một thử nghiệm nhỏ sẽ chuyển sang triển khai trên quy mô lớn như thế nào?
Trong giai đoạn này, một sơ đồ mối quan hệ có thể giúp các bạn sắp xếp một số lượng lớn các ý tưởng thành các nhóm. Khi bạn đã xác định được lộ trình hành động, hãy viết ra kết quả mong đợi của bạn. Bạn sẽ kiểm tra kết quả so với giả thuyết và kỳ vọng của mình trong giai đoạn "Kiểm tra"
Xây dựng kế hoạch kỹ càng là bước đầu tiên trong mô hình PDCA
3.2 Thực hiện kế hoạch - Do
Bước tiếp theo là kiểm tra giả thuyết của bạn (tức là giải pháp được đề xuất của bạn). Chu trình PDCA tập trung vào những thay đổi nhỏ hơn, gia tăng giúp cải thiện các quy trình với sự gián đoạn tối thiểu.
Kiểm tra giả thuyết của bạn với một dự án quy mô nhỏ, tốt nhất là trong môi trường được kiểm soát, để bạn có thể đánh giá kết quả mà không làm gián đoạn phần còn lại của hoạt động của mình. Bạn nên thử nghiệm giải pháp trong một nhóm hoặc trong một nhóm nhân khẩu học nhất định.
3.3 Kiểm tra dữ liệu – Check
Sau khi hoàn thành thử nghiệm (thực hiện kế hoạch), đã đến lúc xem xét và phân tích kết quả (Kiểm tra dữ liệu). Bước này rất quan trọng vì nó cho phép bạn đánh giá giải pháp của mình và sửa đổi kế hoạch khi cần thiết. Kế hoạch đã thực sự hoạt động? Nếu vậy, có bất kỳ trục trặc nào trong quá trình này không? Những bước nào có thể được cải thiện hoặc cần được loại bỏ khỏi các lần lặp lại trong tương lai?
Đánh giá của bạn ở giai đoạn này sẽ định hướng các quyết định của bạn trong bước tiếp theo, vì vậy cần phải xem xét kết quả một cách cẩn thận, chính xác.
Thực hiện xem xét và phân tích kết quả (Kiểm tra dữ liệu)
✍ Xem thêm: Checklist đánh giá nội bộ chi tiết theo tiêu chuẩn ISO 9001
3.4 Hành động - Atc
Đây là bước để bạn thực hiện kế hoạch đã thử nghiệm của mình. Tại thời điểm thực hiện hành động thì quy trình mới này sẽ là cơ sở cho bạn thực hiện các lần lặp lại PDCA trong tương lai.
Hãy cân nhắc những câu hỏi sau trước khi bạn hành động:
Bạn cần nguồn lực nào để triển khai giải pháp ở quy mô đầy đủ?
Cần đào tạo gì để thực hiện và áp dụng thành công?
Làm thế nào bạn có thể đo lường và theo dõi hiệu suất của giải pháp?
Có những cơ hội nào để cải thiện?
Chúng ta đã học được gì để có thể áp dụng cho các dự án khác?
Nếu kế hoạch không diễn ra như mong đợi, bạn có thể quay lại giai đoạn lập kế hoạch để điều chỉnh và chuẩn bị cho một thử nghiệm mới.
Thực hiện kế hoạch đã được thử nghiệm và đánh giá
Qua các thông tin trên, Viện Đào Tạo Vinacontrol hy vọng được hỗ trợ và cung cấp các thông tin hữu ích đến Quý doanh nghiệp về vấn đề liên quan đến cách thức hoạt động của chu trình PDCA cũng như áp dụng mô hình này trên thực tiễn. Quý doanh nghiệp cần tư vấn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 1800.6083 để được tư vấn chi tiết nhất.
