Kỹ năng làm việc nhóm và cách rèn luyện kỹ năng này một cách hiệu quả

Tỷ phú người Mỹ Warren Buffett (sinh năm 1930) đã từng nói “muốn đi nhanh hãy đi một mình, muốn đi xa hãy đi cùng nhau”. Cho thấy kỹ năng làm việc nhóm có một vai trò quan trọng trong công việc và cuộc sống. Sự hợp tác và làm việc nhóm trở thành một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc. Trong bài viết này, Viện đào tạo Vinacontrol sẽ giúp bạn tìm hiểu kỹ năng làm việc nhóm là gì? Tầm quan trọng cũng như cách rèn luyện kỹ năng này một cách hiệu quả nhất?

1. Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng hợp tác, tương tác và làm việc cùng nhau một cách hiệu quả trong một nhóm hoặc tổ chức để đạt được mục tiêu chung. Để làm việc nhóm một cách hiệu quả, mỗi thành viên cần phải hiểu và tôn trọng quan điểm của những người khác, chia sẻ trách nhiệm, và biết cách giao tiếp một cách rõ ràng và hiệu quả.

Bên cạnh đó, kỹ năng này đỏi hỏi sự nhạy bén trong việc hiểu và tương tác với các thành viên khác, khả năng lắng nghe và truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả, cũng như khả năng thể hiện ý kiến và đóng góp ý tưởng. Ngoài ra, kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân chia nhiệm vụ cũng là một phần quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm.

Một người lãnh đạo sở hữu kỹ năng làm việc nhóm tốt có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự sáng tạo và hiệu suất làm việc của các thành viên trong nhóm. Bằng cách tận dụng lợi thế và đóng góp của từng thành viên, người lãnh đạo có thể nhanh chóng giụp mọi người cùng đạt được mục tiêu chung.

Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng hợp tác, tương tác, làm việc cùng nhau

✍ Xem thêm: Kỹ năng mềm là gì? 13 kỹ năng mềm cần phải có trong công việc và cuộc sống

2. Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm

Trong một thế giới phẳng, đề cao sự kết nối giữa con người với con người. Thì kỹ năng làm việc nhóm đã trở thành một yếu tố không thể thiếu trong mọi môi trường, từ giáo dục, kinh doanh cho đến các tổ chức xã hội. Dưới đây là tầm quan trọng có thể kể đến của kỹ năng làm việc nhóm:

• Phát huy tối đa sức mạnh của tập thể: Khi mỗi thành viên trong nhóm cùng nhau đóng góp những kỹ năng, kiến thức và góc nhìn khác nhau, sự hợp nhất của tất cả sẽ tạo ra một kết quả tốt và hiệu quả hơn so với bất kỳ cá nhân nào làm một mình.
• Khuyến khích sự đổi mới và sáng tạo: Làm việc nhóm giúp kích thích mọi người chia sẻ những ý tưởng mới. Mỗi ý tưởng này được bật ra, sẽ có thêm một ý tưởng mới từ ý tưởng ban đầu. Cứ phát triển như vậy tạo nên một mạng lưới các ý tưởng. Điều này giúp phát triển sự sáng tạo và tạo ra sự đổi mới.
• Phân chia và tối ưu trách nhiệm: Mỗi người trong nhóm có thể tập trung vào phần việc mình giỏi nhất, giúp tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành một cách hiệu quả.
• Học hỏi và phát triển: Làm việc nhóm cho phép cá nhân học hỏi từ những thành viên khác, cung cấp cơ hội phát triển kỹ năng và kiến thức.
• Nâng cao động lực: Khi mọi người cảm thấy mình là một phần của một nhóm, họ có xu hướng cam kết mạnh mẽ hơn với mục tiêu chung và được khích lệ để đạt được những thành tựu.
• Tăng cường trách nhiệm cá nhân: Trong một nhóm, mỗi thành viên cảm thấy có trách nhiệm đối với mục tiêu chung và kết quả cuối cùng, thúc đẩy họ hành động với trách nhiệm và cam kết.

Kỹ năng làm việc nhóm có vai trò quan trọng trong công việc

✍ Xem thêm: Top 10 kỹ năng cần có trong công việc và cách rèn luyện

3. 9 kỹ năng làm việc nhóm quan trọng nhất

3.1 Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng cơ bản nhất khi bạn làm việc nhóm. Bạn cần phải học cách trò chuyện sao cho lịch sự, tinh tế cũng như trình bày ý tưởng sao cho đồng đội dễ hiểu và tiếp thu nhất. Điều này sẽ tạo thiện cảm và sự thống nhất giữa các thành viên trong nhóm. 

3.2 Kỹ giải quyết sung đột

Khi làm việc nhóm thì những xung đột xảy ra là điều không thể tránh khỏi. Đôi khi nhờ những cuộc tranh luận đó mà cả nhóm đưa ra được quyết định tốt nhất. Vì vậy, bạn không nên né tránh mà phải học cách giải quyết các xung đột thật triệt để, hiệu quả và lành mạnh nhất nhé!

3.3 Lắng nghe và thấu hiểu

Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu tưởng chừng như đơn giản, nhưng không phải ai cũng thực hiện một cách đúng đắn. Việc lắng nghe thụ động xảy ra thường xuyên khi làm việc nhóm. Điều này dẫn đến tình trạng mọi người không hiểu ý nhau và không có sự phản hồi phù hợp. Bạn sẽ cần rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm quan trọng này để tránh xảy ra xung đột và tăng hiệu quả công việc chung của nhóm. 

3.4 Kỹ năng quản lý thời gian

Khi làm việc nhóm thì những cuộc họp chung là điều tất yếu, đôi khi diễn ra rất thường xuyên. Do đó, bạn cần sắp xếp thời gian của mình sao cho đảm bảo có thể tham gia nhiều nhất. Bên cạnh đó, cũng phải quản lý thời gian hoàn thành công việc được giao để không làm ảnh hưởng đến công việc chung của cả nhóm.

3.5 Kỹ năng đưa ra quyết định

Đây là kỹ năng quan trọng khi làm việc nhóm, nhất là đối với người nhóm trưởng hay còn gọi là leader. Sau khi tổng hợp ý kiến của các thành viên thì người nhóm trưởng phải nghĩ đến mục tiêu chung, nhìn nhận vấn đề một cách khách quan nhằm đưa ra quyết định mang tính đúng đắn nhất. Điều đó là không dễ dàng vì nó ảnh hưởng đến kết quả chung của cả nhóm. Vì vậy, bạn cần phải suy nghĩ thấu đáo, xem xét mọi khía cạnh, góc nhìn khi đưa ra quyết định.

3.6 Kỹ năng tư duy phản biện

Trong các cuộc họp chung, bạn sẽ nhận ra câu “9 người 10 ý” là hoàn toàn chính xác. Mỗi người đều sẽ có những quan điểm, ý tưởng hay sáng kiến riêng và mong muốn được công nhận. Do vậy, bạn cần phải có khả năng tư duy phản biện để bảo vệ các ý kiến của mình nếu cảm thấy điều đó là cần thiết, hoặc sẽ mang lại hiệu quả cho dự án.

3.7 Kỹ năng lãnh đạo và hợp tác

Trong một nhóm làm việc, có thể có một vài thành viên có kinh nghiệm và kiến thức tốt hơn hoặc các kỹ năng đặc biệt để giải quyết vấn đề. Những người này có thể giúp nhóm đưa ra quyết định, hướng dẫn, đóng vai trò lãnh đạo để giúp nhóm đạt được mục tiêu. Một nhà lãnh đạo tốt giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích các thành viên trong nhóm phát triển kỹ năng, tạo ra một môi trường gắn kết, bền chặt.

Mỗi cá nhân trong quá trình làm việc nhóm đều cần kỹ năng lãnh đạo xuất sắc, để lãnh đạo bản thân trở thành một thành viên tích cực và giúp nhóm đạt được mục tiêu. Kỹ năng lãnh đạo có thể giúp mỗi cá nhân góp phần đẩy nhanh tiến độ công việc và thuyết phục để tạo ra sự đồng thuận giữa các thành viên.

3.8 Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch

Nhóm của bạn cần có một kế hoạch thảo luận và hành động hiệu quả. Nếu muốn giải quyết vấn đề, bạn không thể ngẫu nhiên tập hợp mọi người lại và để mỗi người nói về một thứ. 

Cần có một kế hoạch chu toàn nơi mọi thành viên có thể dễ dàng hiểu được mục đích của nhóm, cập nhật thông tin, và thực thi nhiệm vụ của từng người. 

3.9 Kỹ năng thuyết phục và tạo ảnh hưởng

Có thể thuyết phục ai đó không phải là năng khiếu bẩm sinh mà là một trong những kỹ năng làm việc nhóm mà bạn có thể rèn luyện. 

Nếu là một trưởng nhóm, bạn đặc biệt cần có kỹ năng này. Nó giúp ban thuyết phục và truyền cảm hứng cho mọi người để họ tự do nêu ý kiến. Đây cũng là một kỹ năng lãnh đáng học tập. 

Kỹ năng tạo ảnh hưởng và thuyết phục là một kỹ năng quan trọng

4. Cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm

Dưới đây là những lời khuyên bạn có thể thực hiện theo để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm của mình:

Biết rõ mục tiêu của mình: Mọi người trong nhóm đang làm việc để hướng đến một mục tiêu chung. Đồng thời, mỗi cá nhân trong nhóm sẽ có những mục tiêu công việc nhỏ hơn. Do đó, bạn cần biết được mục tiêu của bạn là gì và những công việc bạn đang chịu trách nhiệm. Bạn sẽ hiểu được sự đóng góp của mình cho mục tiêu chung có giá trị như thế nào.

Yêu cầu và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng: Phản hồi mang tính xây dựng có thể giúp bạn xác định điểm mạnh và điểm yếu của mình. Một khi bạn biết điểm yếu của mình, bạn có thể phát triển một kế hoạch hành động để cải thiện những điểm yếu của mình. 

Thúc đẩy sự tin tưởng lẫn nhau: Việc để các thành viên trong nhóm của bạn biết rằng bạn tin tưởng họ và đang trông cậy vào họ sẽ thúc đẩy sự tin tưởng lẫn nhau. 

Giải quyết xung đột nhanh chóng: Xung đột có thể gây tổn hại đến năng suất và tinh thần của một nhóm. Tốt nhất là phát hiện và giải quyết tranh chấp nhanh chóng để duy trì tinh thần và động lực tập thể. 

Học hỏi từ những người khác có kỹ năng làm việc nhóm tốt hơn mình: Học hỏi từ các nhóm khác là một cách hiệu quả để cải thiện kỹ năng của bạn. Khi bạn thấy những ví dụ về tinh thần đồng đội xuất sắc ở các nhóm khác, hãy lưu ý đến đạo đức làm việc của họ và xem xét cách bạn có thể áp dụng các mô hình tương tự trong nhóm của mình.

Tiến hành các cuộc họp thường xuyên: Các nhóm cần gặp nhau thường xuyên để thảo luận về tiến độ, thách thức và hành động trong tương lai của họ. Các cuộc họp thường xuyên đảm bảo rằng nhóm luôn đi đúng hướng với sản phẩm của họ. Đảm bảo rằng các cuộc họp có chương trình nghị sự cụ thể để tập trung thảo luận về các vấn đề hiện tại.

Đừng phàn nàn: Phàn nàn là lãng phí năng lượng. Thay vào đó, hãy chia sẻ vấn đề và cùng nhau giải quyết để hướng tới việc đạt được mục tiêu chung.

5. Một số sai lầm cần tránh khi tổ chức hoạt động nhóm

Khi tổ chức và thực hiện làm việc nhóm, có một số sai lầm thường gặp mà các tổ chức và cá nhân thường mắc phải. Đây là những sai lầm có thể ảnh hưởng đến hiệu suất và tinh thần làm việc của nhóm. Dưới đây là một số sai lầm cần tránh:

• Thiếu mục tiêu rõ ràng: Việc không xác định rõ mục tiêu và kết quả mong muốn, làm cho các thành viên không biết mình đang hướng đến đâu và làm gì. Đây là một điều rất nguy hiểm và ảnh hưởng đến năng xuất làm việc của cả nhóm. 
• Không phân chia rõ ràng vai trò và trách nhiệm: Khi mọi người không biết trách nhiệm của mình, việc làm việc sẽ trở nên hỗn loạn và có thể dẫn đến việc chồng chéo công việc.
• Thiếu sự giao tiếp trong nhóm: Không tạo ra một kênh giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên, dẫn đến hiểu lầm tại hại do việc truyền tải sai thông tin. Từ đó làm chậm tiến độ của nhóm hay thậm chí dẫn đến sự sụp đổ của dự án mà nhóm đang theo đuổi.
• Không tạo ra môi trường biết lắng nghe: Khi một số ý kiến bị lờ đi hoặc không được đón nhận, các thành viên sẽ cảm thấy mình không được tôn trọng. Từ đó ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Thậm chí, các thành viên có thể rời bỏ nhóm giữa chừng.
• Tránh xung đột: Thay vì giải quyết xung đột, nhiều nhóm lại tránh né, làm cho tình hình trở nên tồi tệ hơn.
• Thiếu đánh giá và phản hồi: Không tổ chức các buổi đánh giá định kỳ, dẫn đến việc không nhận biết và khắc phục được những vấn đề tồn đọng.
• Tập trung vào cá nhân hơn là nhóm: Khi các thành viên chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân và không nhìn vào lợi ích chung của nhóm. Đây là việc tuyệt đối không nên có khi làm việc nhóm. Nếu điều này xảy ra, những người trong nhóm sẽ sinh ra lòng đố kỵ lẫn nhau. Từ đó, ảnh hưởng đến khả năng đoàn kết của nhóm.
• Thiếu sự dẫn dắt từ lãnh đạo: Một người lãnh đạo không rõ ràng hoặc không có khả năng dẫn dắt sẽ làm giảm hiệu quả của nhóm.

Trong một nhóm cần tập trung giải quyết xung đột thay vì tránh né

6. Cách giải quyết xung đột khi làm việc nhóm

Khi trong nhóm xảy ra những xung đột, nếu bạn với tư cách là một trưởng nhóm thì hãy thực hiện những cách dưới đây để giải quyết xung đột trong nhóm:

Đối thoại và lắng nghe

Trực tiếp đối mặt với vấn đề bằng cách ngồi lại thảo luận, trao đổi ý kiến, đưa ra giải pháp phù hợp là rất cần thiết để giải quyết xung đột khi làm việc nhóm. Trong quá trình đối thoại, mỗi người cần tập trung lắng nghe đối phương và trao đổi một cách trung thực. Điều này giúp hiểu rõ hơn về những khác biệt giữa mỗi cá nhân, tìm ra giải pháp và tiến tới kết quả đồng thuận.

Nếu một người cảm thấy ý kiến mình bị bỏ qua hoặc không được lắng nghe, họ có thể cảm thấy bị coi thường hoặc không được tôn trọng, việc này gây ra thêm xung đột, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc trong nhóm.

Tìm giải pháp thỏa đáng cho mọi người

Khi xảy ra xung đột, mọi người cần ngồi lại với nhau, tìm ra các khía cạnh khác nhau của vấn đề và đưa ra giải pháp thỏa đáng cho tất cả mọi người. Điều quan trọng hơn là tìm ra giải pháp công bằng và bình đẳng, tất cả mọi người đều được lắng nghe, thương lượng để đi đến quyết định cuối cùng.

Trong một số trường hợp, nếu không tìm được giải pháp thỏa đáng nhất, hãy lấy giải pháp gần đạt được sự thỏa đáng, nhóm trưởng sẽ giải thích cho các thành viên trong nhóm về lý do, tiêu chí đã được áp dụng để ra quyết định. Điều này sẽ giảm sự bất mãn hoặc xung đột, tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn.

Điều chỉnh và sửa chữa

Tìm hiểu, phân tích nguyên nhân xảy ra xung đột để các thành viên hiểu rõ hơn về quan điểm, nhu cầu của nhau. Sau đó, tìm giải pháp rồi mỗi cá nhân tự điều chỉnh, sửa chữa, chỉnh đốn lại bản thân để tránh xảy ra những xung đột tiếp theo.

Ví dụ, nếu xung đột trong nhóm xảy ra do bị thiếu thông tin, các thành viên có thể cùng nhau tìm kiếm các nguồn thông tin cần thiết trước mắt. Nếu xung đột xảy ra do sự khác biệt về quan điểm, các thành viên có thể thảo luận và tìm kiếm những điểm chung, đi đến đồng thuận và giải quyết vấn đề.

Khi làm việc nhóm cần hài hòa công việc và lợi ích của mọi người để tăng sự đoàn kết

7. Nổi bật kỹ năng làm việc nhóm với nhà tuyển dụng

Đối với CV xin việc

CV là nơi đầu tiên bạn có thể cho nhà tuyển dụng tương lai thấy kỹ năng làm việc nhóm của mình. Ghi lại các đội, nhóm mà bạn đã tham gia từ các tình huống trong công việc hoặc các hoạt động cá nhân. Tóm tắt cách bạn đã đóng góp cho các đội, nhóm này và đạt được mục tiêu như thế nào.

Nếu bạn đang viết thư xin việc, hãy nghĩ về cách bạn có thể thể hiện tinh thần đồng đội khi nói về những thành tích và kinh nghiệm làm việc nhóm của bạn. Hãy thể hiện rằng bạn đã có sự góp sức, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc để tạo nên sự thành công của cả nhóm. Đây là một ví dụ về thành tích cho thấy bạn có tinh thần đồng đội: “Làm việc như một thành viên của nhóm, giúp sắp xếp lại bộ phận thực phẩm của một cửa hàng bán lẻ để tạo ra trải nghiệm mua sắm thoải mái hơn cho khách hàng.”

Thể hiện trong buổi phỏng vấn

Thể hiện kỹ năng làm việc nhóm của bạn trong một cuộc phỏng vấn tuyển dụng có thể rất khó. Bạn thường chỉ tham gia phỏng vấn một mình nên chỉ có thể chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy năng lực dựa vào các ví dụ về kinh nghiệm đã tích lũy trước đó. Nếu bạn có thể tham gia vòng thi làm việc nhóm hoặc cuộc phỏng vấn nhóm, đó là cơ hội tuyệt vời để bạn thể hiện và tỏa sáng với các kỹ năng làm việc nhóm của mình.

Trên đây là toàn bộ nội dung về kỹ năng làm việc nhóm, có thể thấy đây là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống và công việc ngày. Việc rèn luyện tốt kỹ năng này sẽ giúp con đường sự nghiệp của bạn phát triển thuận lợi và nhanh chóng. Mong rằng những thông tin mà chúng tôi chia sẽ sẻ giúp ích cho bạn.