Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là gì? Cách thức xây dựng chất lượng

Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì chất lượng là một yếu tố quan trọng và phải được doanh nghiệp quan tâm, duy trì, cải tiến liên tục. Để làm được điều đó thì mỗi doanh nghiệp cần hiểu và xây dựng cho tổ chức một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp và hiệu quả. Qua bài viết này, Viện đào tạo Vinacontrol xin cung cấp đến Quý doanh nghiệp các thông tin về quản lý chất lượng hay còn gọi là QMS cũng như cách thức để xây dựng hệ thống chất lượng nhất.

1.Hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Hệ thống quản lý chất lượng được viết tắt là QMS (Quality management system) là một hệ thống quản lý gồm các quy trình, thủ tục và những yêu cầu để đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng. Hệ thống quản lý chất lượng giúp điều phối và định hướng hoạt động của doanh nghiệp giúp thoả mãn các yêu cầu của khách hàng và tạo ra sản phẩm chất lượng ổn định đến người tiêu dùng.

Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là một hệ thống quản lý gồm các quy trình, thủ tục và những yêu cầu

ISO 9001: 2015 là tiêu chuẩn quốc tế quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng, đây là cách tiếp cận nổi bật và phổ biến nhất đối với hệ thống quản lý chất lượng.

Mặc dù một số người sử dụng thuật ngữ "QMS" để mô tả tiêu chuẩn ISO 9001 hoặc nhóm tài liệu chi tiết về QMS, nhưng thực chất nó đề cập đến toàn bộ hệ thống. Các tài liệu chỉ phục vụ nhằm mô tả hệ thống.

Căn cứ vào nội dung, hệ thống quản lý QMS được chia như sau:

1. Hệ thống quản trị chất lượng theo Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO 9000.
2. Hệ thống quản trị chất lượng toàn diện (Total Quality Management):
3. Hệ thống Quản trị chất lượng Q–Base dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
4. Các hệ thống tiêu chuẩn về đảm bảo an toàn chất lượng thực phẩm: GMP, HACCP, SQF, ISO 22000.
5. Hệ thống quản trị chất lượng dành cho các doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp ô tô và các doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp linh kiện ô tô QS 9000.
6. Hệ thống quản lý chất lượng ngành ô tô IATF 16949
7. Hệ thống quản trị chất lượng dựa trên việc đáp ứng các tiêu chí của giải thưởng chất lượng.
8. Hệ thống quản lý chất lượng thiết bị y tế ISO 13485
9. Một số hệ thống tiêu chuẩn quản lí khác không phải là các tiêu chuẩn quản trị chất lượng nhưng có liên quan đến vấn đề chất lượng: ISO 14001, SA8000, OSHAS 18000, ISO 26000, Hệ thống quản trị an toàn thông tin ISO/IEC 27000.

Xem thêm: Đào tạo nhận thức ISO 9001 - Hệ thống quản lý chất lượng 

2. Tại sao nên áp dụng hệ thống quản lý chất lượng?

Doanh nghiêp áp dụng hiệu quả hệ thống quản lý chất  lượng sẽ có được các lợi ích như sau:

Thứ nhất, Giúp doanh nghiệp xác định được cơ hội kinh doanh cũng như rủi ro liên quan và giúp doanh nghiệp xác định các bên chịu ảnh hưởng bởi các hoạt động của doanh nghiệp và những mong muốn của khách hàng. 

Thứ hai, đặt yếu tố thỏa mãn sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu, cung ứng sản phẩm chất lượng đáp ứng yêu cầu khách hàng, gia tăng doanh số cho doanh nghiệp, khách hàng cũ trung thành sử dụng sản phẩm, khách hàng mới tin tưởng sản phẩm tạo thuận lợi cho việc mở rộng thị trường.

Thứ ba, Mục đích của hệ thống quản lý chất lượng bao gồm:

• Cải tiến quy trình
• Giảm thiểu chất thải
• Cắt giảm chi phí
• Giảm lãng phí
• Tạo điều kiện và xác định các cơ hội đào tạo
• Thu hút nhân viên
• Thiết lập và định hướng phát triển cho toàn bộ tổ chức

Theo đó, với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng thì tổ chức doanh nghiệp sẽ đạt được những mục đích trên một cách dễ dàng và hiệu quả nhất.

QMS là chìa khóa giúp doanh nghiệp xác định được cơ hội kinh doanh cùng như loại bỏ các rủi ro liên quan

3. Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng

Mặc dù bất kỳ hệ thống quản lý chất lượng nào cũng được tạo ra cũng để đáp ứng các nhu cầu riêng biệt của mỗi doanh nghiệp, nhưng có một số yếu tố chung mà tất cả mọi hệ thống đều có, bao gồm:

• Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp
• Sổ tay chất lượng
• Thủ tục, hướng dẫn và hồ sơ
• Quản lý dữ liệu
• Quy trình đánh giá nội bộ
• Sự hài lòng của khách hàng từ chất lượng sản phẩm
• Cơ hội cải tiến
• Phân tích chất lượng

Mỗi yếu tố của một hệ thống quản lý chất lượng đều hướng tới mục tiêu chung là đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và của doanh nghiệp. Đảm bảo mỗi yếu tố của một QMS chắc chắn thực hiện đúng và theo chức năng của QMS.

4. Xây dựng triển khai hệ thống quản lý chất lượng

Thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp vận hành một cách có hiệu quả. Trước khi thiết lập hệ thống quản lý chất lượng, doanh nghiệp phải xác định và quản lý các quá trình kết nối đa chức năng khác nhau để chắc chắn rằng sự hài lòng của khách hàng luôn là mục tiêu hàng đầu.

Có rất nhiều điều cần cân nhắc khi thiết lập một hệ thống QMS cho tổ chức của bạn. Điều quan trọng là phải đảm bảo được nó là một lựa chọn chiến lược, chịu ảnh hưởng bởi các mục tiêu, nhu cầu và sản phẩm và dịch vụ được cung cấp khác nhau. Cấu trúc này chủ yếu dựa vào chu kỳ Plan-Do-Check-Act (PDCA) và cho phép sự cải tiến liên tục, cả về sản phẩm và QMS.

Mô hình PDCA - Quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng 

Các bước thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng:

• Thiết kế và xây dựng: Các phần thiết kế và xây dựng phục vụ cho việc phát triển cấu trúc QMS, quy trình và kế hoạch thực hiện của nó. Quản lý cấp cao phải giám sát phần này để đảm bảo nhu cầu của doanh nghiệp và nhu cầu của khách hàng là động lực đằng sau việc phát triển hệ thống.
• Triển khai: Triển khai được phục vụ tốt nhất theo kiểu chi tiết, thông qua việc chia nhỏ từng quy trình thành các tiểu quy trình và đào tạo nhân viên về tài liệu, kiến thức, công cụ đào tạo và số liệu. Mạng nội bộ của công ty ngày càng được sử dụng nhiều để hỗ trợ triển khai các hệ thống quản lý chất lượng.
• Nghiệm thu: Triển khai được phục vụ tốt nhất theo kiểu chi tiết, thông qua việc chia nhỏ từng quy trình thành các tiểu quy trình và đào tạo nhân viên về tài liệu, kiến thức, công cụ đào tạo và số liệu. Mạng nội bộ của công ty ngày càng được sử dụng nhiều để hỗ trợ triển khai các hệ thống quản lý chất lượng.
• Kiểm soát và đo lường: Kiểm soát và đo lường là hai phần để thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng, phần lớn chúng được thực hiện thông qua việc kiểm toán định kỳ, có hệ thống của hệ thống quản lý chất lượng. Các chi tiết cụ thể khác nhau giữa các doanh nghiệp với doanh nghiệp tùy thuộc vào quy mô, rủi ro tiềm ẩn và tác động môi trường.
• Xem xét và cải tiến: Đánh giá và cải tiến để giải quyết việc xử lý các kết quả của cuộc kiểm toán như thế nào. Mục đích là để xác định sự hiệu quả và năng suất của từng quá trình đối với các mục tiêu đề ra, truyền đạt những phát hiện này cho nhân viên, phát triển các phương pháp và quy trình mới tốt nhất dựa trên dữ liệu thu thập được trong quá trình kiểm toán.

Với các thông tin trên, Viện đào tạo Vinacontrol - Tổ chức đào tạo, tư vấn, chứng nhận ISO hàng đầu Việt Nam hy vọng đồng hành và hỗ trợ Quý doanh nghiệp trong hoạt động xây dựng, áp dụng hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng (QMS).

Mọi thắc mắc, yêu cầu về ISO cũng như các dịch vụ khác. Quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline 1800.6083  hoặc để lại thông tin liên lạc cùng yêu cầu để nhận tư vấn, hỗ trợ từ chuyên gia tốt nhất!