KPI là gì? Cách đánh giá kết quả hoạt động phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001
Nội dung bài viết
KPI là một thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh và quản lý hiệu quả. KPI viết tắt của "Key Performance Indicator" có nghĩa là chỉ số đánh giá hiệu suất chính, được sử dụng để đo lường mức độ thành công của một tổ chức, một dự án hoặc một nhân viên trong việc đạt được mục tiêu được đề ra. Trong bài viết này, Viện đào tạo Vinacontrol sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết hơn về khái niệm KPI, tại sao nó quan trọng đối với các tổ chức và cách thức áp dụng KPI trong quản lý hiệu quả.
1. KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicators - Các chỉ số hiệu suất chính) là các chỉ số quan trọng và đo lường được sử dụng để đánh giá hiệu quả của một tổ chức, một dự án hoặc một cá nhân trong việc đạt được mục tiêu đã đặt ra. KPI thường được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn và mục tiêu cụ thể của tổ chức hoặc dự án, nhằm đo lường mức độ hoàn thành và hiệu quả của các hoạt động, giúp cho những quyết định về chiến lược, tài chính, quản lý, đầu tư và phát triển được đưa ra một cách chính xác và đúng đắn.
Khái niệm KPI là gì
2. Vai trò quan trọng của KPI
KPI có vai trò rất quan trọng trong quản lý và đánh giá hiệu quả của tổ chức hay dự án. Một số vai trò quan trọng của KPI như sau:
- Giúp nhà quản lý đo lường mức độ đạt được của các mục tiêu đã đặt ra.
- Đưa ra thông tin chính xác và đáng tin cậy cho quản lý tổ chức hoặc dự án.
- Hỗ trợ đưa ra các quyết định về chiến lược và đầu tư.
- Phát hiện ra các vấn đề và cơ hội mới để tối ưu hóa quá trình hoạt động của tổ chức.
- Giúp cải thiện hiệu quả để từ đó tăng cường sự cạnh tranh cho tổ chức.
3. Các đặc điểm chính của KPI
Dưới đây là các đặc điểm chính của KPI bao gồm:
- Phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức: Đây là đặc điểm cực kỳ quan trọng. Nếu các KPI được thiết lập không phù hợp với mục tiêu kinh doanh của tổ chức, thì các chỉ số KPI khi này đơn thuần là chỉ số đo lường các hoạt động kinh doanh hằng ngày mà không được coi là các chỉ số hiệu suất chính. Ví dụ, mục tiêu kinh doanh của tổ chức là "Tăng trưởng doanh thu 10%" thì bộ chỉ số KPI sẽ là: Số lượng khách hàng, tỷ lệ chuyển đổi mua hàng, số tiền trung bình một khách hàng bỏ ra,...
- Dễ hiểu: KPI cần dễ hiểu và có thể tưởng tượng ra được. Ví dụ: Tiếp cận được 1000 khách hàng trong 1 tháng sẽ dễ hiểu và hình dung hơn là tăng mức độ nhận biến của khách hàng.
- Được đặt trong bối cảnh cụ thể: Sự thay đổi của môi trường kinh doanh bên ngoài và hoạt động bên trong tổ chức đòi hỏi chỉ số KPI cần được thiết lập một cách phù hợp. Ví dụ: KPI về doanh thu của tổ chức trong thời gian diễn ra đại dịch Covid-19 sẽ phải khác với khi hết đại dịch.
4. Quy trình 15 bước xây dựng bộ chỉ số KPI
Quy trình xây dựng KPI (Key Performance Indicators) bao gồm các bước sau:
Định nghĩa mục tiêu chiến lược: KPI phải phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức. Điều này đòi hỏi định nghĩa rõ ràng về mục tiêu, đặc điểm, đối tượng và phạm vi của nó.
Chọn lọc KPI: Từ mục tiêu chiến lược, lựa chọn các KPI thích hợp. KPI cần phải được phân loại theo từng lĩnh vực, đảm bảo mỗi lĩnh vực có từ 3 đến 5 KPI.
Xác định chỉ tiêu số liệu: Chỉ tiêu số liệu cần được xác định rõ ràng, chi tiết và đo lường được. Các chỉ tiêu này có thể là số liệu tài chính (doanh thu, lợi nhuận, chi phí), số liệu hoạt động (số lượng sản phẩm, số lần giao dịch) hoặc số liệu khách hàng (độ hài lòng khách hàng, số lượng khách hàng mới).
Xây dựng bảng số liệu: Sau khi xác định các chỉ tiêu số liệu, cần xây dựng bảng số liệu để thu thập và phân tích dữ liệu. Bảng số liệu này sẽ giúp cho việc quản lý KPI dễ dàng hơn.
Xác định mức độ đo lường: Để đo lường KPI, cần xác định mức độ đo lường. Các mức độ đo lường có thể là số lượng, tỷ lệ hoặc số tiền.
Thiết lập tiêu chuẩn đo lường: Tiêu chuẩn đo lường được thiết lập để đánh giá mức độ hoàn thành của KPI. Tiêu chuẩn này cần được định nghĩa rõ ràng và minh bạch.
Định kỳ đo lường: Để theo dõi tiến độ hoàn thành của KPI, cần định kỳ đo lường. Thông thường, việc đo lường được thực hiện hàng tháng hoặc hàng quý.
Theo dõi và phân tích KPI: Sau khi định kỳ đo lường, cần tiến hành theo dõi và phân tích KPI để đánh giá tiến độ và đưa ra những cải tiến cần thiết.
Đánh giá và đưa ra quyết định: Dựa trên phân tích KPI, đánh giá kết quả và đưa ra quyết định cần thiết.
Điều chỉnh và cập nhật KPI: Các KPI cần được điều chỉnh và cập nhật thường xuyên để đảm bảo phù hợp với mục tiêu và chiến lược của tổ chức. Các thay đổi trong môi trường hoạt động của tổ chức cũng có thể yêu cầu điều chỉnh và cập nhật KPI.
Thực hiện đánh giá hiệu quả KPI: Sau khi thực hiện KPI trong một khoảng thời gian nhất định, cần tiến hành đánh giá hiệu quả của KPI. Đánh giá này cần đưa ra các kết luận, nhận định và đề xuất cải tiến để cải thiện hiệu quả của KPI trong tương lai.
Báo cáo KPI: Các KPI cần được báo cáo cho các cấp quản lý để đánh giá hoạt động của tổ chức. Báo cáo này cần được thiết kế sao cho dễ hiểu và minh bạch.
Đào tạo và huấn luyện: Các nhân viên cần được đào tạo và huấn luyện để hiểu rõ về KPI và cách thức đo lường, phân tích và đánh giá hiệu quả của chúng.
Điều chỉnh chiến lược: KPI có thể giúp cho tổ chức đánh giá hiệu quả của chiến lược và điều chỉnh chiến lược nếu cần thiết.
Liên tục cải tiến: KPI là một công cụ quan trọng trong việc liên tục cải tiến hoạt động của tổ chức. Việc sử dụng KPI đúng cách sẽ giúp cho tổ chức cải thiện hiệu quả hoạt động của mình liên tục.
5. Đánh giá kết quả hoạt động theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Hoạt động đánh giá theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sẽ bao gồm:
- Đánh giá sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ;
- Đánh giá mức độ thỏa mãn của khách hàng;
- Đánh giá kết quả thực iện và hiệu lực của hệ thống;
- Đánh giá hiệu lực hành động giải quyết rủi ro và cơ hội;
- Đánh giá kết quả thực hiện của nhà cung cấp bên ngoài;
Xem thêm: Tài liệu tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Trên đây là bài viết về KPI là gì. Nếu bạn đọc quan tâm đến các dịch vụ của Viện đạo tạo Vinacontrol xin vui lòng liên hệ hotline 0936.207.981 miễn cước hoặc để lại thông tin liên lạc để được tư vấn, hỗ trợ nhanh nhất.
